Der Sanitätsposten sollte nach Möglichkeit in der Mitte der Veranstaltung eingerichtet werden und leicht zugänglich sein. Es ist darauf zu achten, dass das Innere des Postens für Außenstehende nicht einsehbar ist.  Gute Zugangs- und Abfahrtsmöglichkeiten für die Rettungsdienste müssen jederzeit gewährleistet sein.

Organisatoren, die wünschen, dass ein Verein einen Sanitätsposten einrichtet, müssen den betreffenden Verein rechtzeitig informieren. Die Anfrage für einen Sanitätsdienst erfolgt schriftlich (Formular für die Anfrage eines Sanitätsdienstes unten). Nach Eingang des Gesuchs beurteilt der Leiter des Sanitätsdienstes aufgrund der Angaben des Veranstalters den Umfang der Veranstaltung, die Risikoanalyse und die verfügbare Infrastruktur. In Absprache mit dem Veranstalter bestimmt er den Umfang des Sanitätspostens, das erforderliche Personal sowie die zusätzlichen Mittel, die der Veranstalter bereitstellen muss. Alle zwischen dem Veranstalter und dem Samariterverein getroffenen Entscheidungen werden in einer Vereinbarung schriftlich festgehalten, die gegenseitig bestätigt und aufbewahrt wird. Sie enthält auch die Kostenschätzung und die Risikoanalyse.